如何縮減留學申請文件的字數？

留學申請文件是申請國外大學最重要的要素之一，且撰寫申請文件須投入大量時間與精力，因此，切勿觸犯一些容易疏失的錯誤，像是不檢查文件字數是否符合規定就交件。

在大學申請過程中，許多學生總是先準備美國大學入學測驗(SAT)並索取推薦信(letters of recommendation)，最後一步才是準備申請文件。然而，高中生在撰寫自傳(personal statements)時並沒有時間、精力、經驗與組織能力優先考慮自傳的字數與字數限制。

但是，別擔心！申請文件字數超出限制並非嚴重的事，超出篇幅的文件正是進行英文編修的好時機。事實上，大多數優質的留學申請文件皆經過英文編修，字數縮減也占了這個過程中很重要的一部份。

本文將探討以下主題：

• 國外大學申請題(Common app essay)的字數限制有多少彈性？
• 我可以超過/低於規定的字數嗎？
• 為什麼遵守留學申請文件字數限制如此困難？
• 如何能減少留學申請文章字數？
• 尋求專業的協助，縮減大學申請文的字數
• 有關縮減申請文長度的常見問題：聽聽編修專家的建議

國外大學申請題(Common app essay)字數限制有多少彈性？

無論你是直接申請大學還是透過Common App（美國共通申請系統），申請文件的字數都必須在規定的範圍內。

Common App會規定每份申請文件的字數限制，而字數限制在過去幾年已有變化：從過去的650到500字改為目前的250～650字之間。

我可以超過/低於規定的字數嗎？

你必須確保每份申請文件不要超出其字數限制。請仔細檢視文章題目，除非另有說明，否則請勿超過大學申請文件的字數限制。

絕對別超過規定的字數

有些大學可能會允許你郵寄入學文件，但是大多數大學都使用線上文字欄位輸入，如果超出規定字數，你的文章可能會直接被拒絕或截斷後面的文字。

招生委員也許會拒讀或略過你的文件

冬季假期期間，招生委員每天必須閱讀數十篇甚至數百篇文章，並淘汰其中大部分的文章。若僅只是因為字數不符而被拒，那真是萬分可惜！

遵循指示是作為學生的關鍵要素

想像你是主管並下達指令讓100位下屬去做某事，其中99人都遵守規定並正確執行完畢，只有一個人犯下錯誤，你能夠忽略他的錯誤嗎？說到這你應該可以明白，遵循國外大學申請文件字數限制的規定只是一個微小的細節，卻能向招生委員表明你會是遵守規則的優秀學生。

那可以低於規定的字數嗎？

雖然超過字數限制是個明顯的問題，但國外大學申請文件長度太短是更棘手的議題。

注意最少字數限制與字數範圍

某些寫作題目會建議最少字數限制，例如：500到650字。如前所述，線上文字欄位輸入可能會因最大字數限制截斷你的文章，有些甚至會顯示紅字，提醒你至少輸入500字，但是你還是必須仔細檢視字數限制的注意事項。

申請文件是你脫穎而出的機會

如題，既然申請文件這麼重要，為什麼你要如此怠惰，只寫出符合最低字數限制的自傳呢？自傳是一個讓你在眾多申請者中展現眾不同並脫穎而出的好機會，你必須明智選擇用詞，充分傳達你自身的故事。

添加一些實例

添加事件與行動的實例有助於文件符合正確字數範圍，這也可減少文章中的贅詞，同時增強並支稱你的論點。大學招生委員喜歡聽些關於你的獨特經歷。

為什麼遵守留學申請文件字數限制如此困難？

現在，我們知道幾個很重要的原因，須將大學申請文件長度保持在正確的字數範圍內，以不違反任何字數限制，但是為什麼不超過字數限制如此困難呢？

文章沒有結構或組織

簡單的論述最強而有力。最有效的大學入學文件，無論組織、架構或傳達都相當精簡，但這並不意味著你的自傳會過於簡短，而是每一論點都須簡潔有力。
例如：將文章分成清晰的段落並將文章分為不同的部分，分別陳述學術、領導經驗、志工經驗、個人經歷等，確保加入課外活動的部分，讓你的架構一目瞭然，如此一來，字數僅是次要的考量。

偏離文章題目

如果你覺得減少字數相當困難，你可以找尋與文章題目不相關的句子甚至整個段落，因為寫著寫著容易不小心添加不必要的資訊。你想寫的故事也許詼諧有趣，但是請思考一下否有助於說明你想就讀加州大學或史丹佛大學的原因呢？

文章缺乏適當的詞彙與動詞用法

這個技巧比較微妙，但實際上有助於你減少文章長度與字數。寫作時，請確保使用最合適的動詞，最好只使用一個動詞敘述，這可大幅減少文章的總字數，因為當你選擇錯誤的動詞時，你通常必須添加更多單字進行說明。為了讓寫作更清楚、簡潔，建議你重新改寫句子中過於複雜的部分，並刪除多餘的詞語。

範例
一般/冗長：“I hit the ball so hard it went over the fence.”
出色/簡潔：“I smashed the ball over the fence.”
動詞「hit（擊）」僅是描述動作的動詞，並無提供關於擊球力度的上下文資訊，因此自然會添加「so hard （用力）」或其他副詞描述一般動詞，提供額外的資訊。將動詞完全更改為更生動的詞（例如：「smashed（砸）」）可以提供所需的上下文。如此一來，在11個單字中，就縮減了四個字！

文章採用傳統的引言/結論架構

許多申請大學的學生試圖將其文章帶進由引言、正文、結論組成的傳統架構中，而落入該陷阱。

由於僅需650字，你可以跳過正規死板的申論結構並直接切入正題，收回你過多的字數，你的內容與經歷是申請文件中最重要的要素，每個字都皆須發揮最大效用。

縮減申請文件字數的技巧

這裡提供一些簡單的技巧，可縮短文章的篇幅。先從一些大方向的入學文件技巧開始，再進行下方較簡易的文法與校對相關步驟。

移除副詞

這是找尋入學文件中是否存有許多副詞的方法：在動詞周圍尋找「ly」。通常這些副詞只是填充字，是口語英文會話的表現，而非有意義的詞語。請閱讀自己的文章，並確定每個副詞是否有其必要。

範例
不必要的副詞：“ate quickly”, “ran quickly”
更強烈的動詞： “devoured”, “rushed”

以下是可以從文章中刪除的常見副詞列表：

刪除填充字

填充字只是另一個語句支撐，或者只是出於習慣的使用。在電腦上立即使用「ctrl + f」或「cmd + f」搜尋文章，並刪除所有「actually」和「very」等字。我們保證這些字對你的文章毫無意義。

範例
填充字： “ I found myself actually surprised about how much I learned”
無填充字： “I was surprised at how much I learned”
「actually」一詞毫無用處，你必須明確陳述你感到驚訝。此外，「finding yourself」是一種對話式的填充字，聽起來很不專業。

避免使用太多介系詞片語

介系詞是常見的連接詞，如：of、to、for、by、from、in、on等，這些詞高度依賴自傳的上下文，尤其是當你敘述過去的經歷時，所以請仔細閱讀你的文章，並修改、重整句子及減少文章的字數。

範例
介系詞片語太多： “I struggled to work in a team in order to get a good grade in the group project”
減少介系詞片語：“I struggled with the team aspect of the group project”
無需陳述你在團隊中做事，也無需提及成績，此外，這些介系詞片語會增加句子的長度，這將不利於符合文章的字數要求。

文章需直接果斷

學生經常被提醒，文章要避免提及過於籠統的一群人或想法，並且在英文寫作中必須精準。 這可能會導致寫作的學生無法著重於單一概念，而使文章變得不果決、不有力。
罪魁禍首往往是過度依賴修飾語，如：形容詞和副詞。

範例
修飾語太多： “Although my high school grades were sometimes slightly less than average, I was able to outperform many of my classmates, who often struggled to improve.”
更強而有力的動詞和形容詞：“Although my high school grades were inconsistent, I later outperformed my classmates, who struggled to improve.”
你可以看到修改後的版本儘管承認了自己較差的分數，卻顯得更加實在、一致甚至自信。

不要成為單純的敘述者

不要浪費時間重述Common app文章題目或告訴讀者接下來將要陳述的內容，這對於資訊豐富的文章（如你現在正在閱讀的文章）來說或許很好，但對於申請文件卻不是如此，而移除這些結構性敘述可大幅降低字數。

範例
過多敘述：“I will start by discussing my leadership experiences…” or “The next important part of my academic background was my….”
精簡敘述：“I gained leadership experience when…” or “One of my academic achievements was…”

尋求專業的協助，縮減大學申請文的字數

大學入學與申請文件的競爭非常激烈，這促使學生尋求優勢。申請文件編輯服務變得如此受歡迎的原因之一在於速度與品質，因為這使學生有更多時間著重於大學申請的準備並專注於自傳的內容，而非鑽研文法與文章字數限制。

對於學生的好處就是可以撰寫多篇入學文件，而無需擔心文法和字數，並只要按照文章題目類別（例如：「為什麼要上X大學？」或「告訴我們你所克服的障礙」）來組織你的文章。
接著，將每一類別中的挑一篇代表文章交給可靠的大學申請文件編修服務機構。當你拿到編修好的文章時，即可將其應用於該類別的所有文章，這樣可以以最低成本，獲得最大效益。

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有關縮減申請文長度的常見問題

聽聽編修專家的建議

• 大學申請文件可以超過650字嗎？
  • Common app文章的標準字數是650字。規則1）遵守任何明確的字數限制標準；規則2）絕對不要超過字數限制。
• 可以在國外大學申請文件中使用縮讀字（contractions）與縮寫（abbreviations）嗎？
  • 可以，對於國外大學申請文件，請使用縮讀字和縮寫。
• 引用是否計入大學申請文件的字數限制？
  • 文字輸入欄裡或頁面上的每個單字都會計入字數限制中。請避免在大學申請文件中引用文句，因為不是學術論文。
• 標題是否會計入大學申請文件的字數限制？
  • 請勿重述文章題目或在你的文章中增添標題。如果要提交單獨的Word檔，請將標題或文章題目（以及你的姓名）作為.doc的檔案名稱。
• 650字大概多少頁？
  • 650字的國外大學申請文章不超過一頁。
• 如何縮短長句？
  • 首先：1）移除助動詞和副詞；2）刪除贅詞；3）移除“very” 、“actually” 等填充字；4）確保每個句子都支持該段落的重點。
• 650字的文章有多少段？
  • 一篇500字的文章是三到四段，而650字的文章是四到五段。因此，無論單行或兩倍行高，你的文章應少於一頁。

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